Der Prüfungsausschuss der Loge unterstützt den Schatzmeister dabei, durch eine Reihe von buchhalterischen Kontrollmechanismen sicherzustellen, dass die Finanzlage der Freimaurerloge korrekt ist.

Jedes Jahr überprüft der Prüfungsausschuss der Freimaurerloge die Belege, Konten und Bücher des Schatzmeisters und des Sekretärs.

Es ist unerlässlich, dass alle Prüfungen und Berichte fristgerecht durchgeführt werden, um Versäumnisse oder Nachlässigkeiten seitens des Schatzmeisters auszuschließen. Die Prüfung einer Freimaurerloge ähnelt der Prüfung einer Bank oder eines Unternehmens.

Logensatzung und Großlogensatzung: Der Prüfungsausschuss muss mit der Logensatzung und der Großlogensatzung bestens vertraut sein. Die wichtigsten Satzungsbestimmungen betreffen den Sekretär, den Schatzmeister und den Ausschuss.

Der Prüfungsausschuss stellt sicher, dass der Schatzmeister und der Sekretär der Loge die festgelegten Statuten einhalten und dass die Finanzlage der Loge korrekt ist.

Warum ein Prüfungsausschuss der Loge notwendig ist

Der Prüfungsausschuss der Loge prüft alle Konten und erstellt beim ersten Freimaurertreffen im Jahr einen schriftlichen Bericht, damit sich der Logenmeister vergewissern kann, dass die Bücher in einwandfreiem Zustand sind.

Nach Abschluss der Logenprüfung kann der Logenmeister den Haushaltsausschuss beauftragen, einen Haushaltsplan für das neue Jahr zu erstellen. Dies ist vergleichbar damit, wenn ein Ladenbesitzer vor Beginn eines neuen Arbeitstages oder vor Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters den Kassenbestand zählt.

Nachdem der Jahresabschluss der Loge vorgelegt und von ihr angenommen wurde, wird er in das Protokoll der Logensitzungen aufgenommen. Diese Informationen sollten den Logenmitgliedern regelmäßig zur Verfügung gestellt werden, damit sie vor Abstimmungen über wichtige Angelegenheiten gut informiert sind.

Die geprüften Informationen sind unerlässlich, damit die Mitglieder nach bestem Wissen und Gewissen abstimmen können, da sie einen genauen Überblick über die Finanzen der Loge haben. Jeder, dem das Wohl der Loge am Herzen liegt, muss vor wichtigen Entscheidungen über die geprüften Finanzen der Loge bestens informiert sein.

Finanzbericht des Schatzmeisters

Der Sekretär oder Schatzmeister der Loge muss den Kontostand des Logenkontos vor den anderen Mitgliedern offenlegen, bevor wichtige finanzielle Entscheidungen getroffen werden. Der Schatzmeister muss mitteilen, ob weitere Ausgaben auf das verbleibende Logenvermögen anfallen. Dies hilft den Mitgliedern, abzuschätzen, wie viel Geld nach Begleichung dieser Ausgaben übrig bleibt und wie wichtig diese Ausgaben sind.

Das funktioniert wie ein gemeinsames Bankkonto, bei dem sich Partner oder Ehepartner vor dem Kauf neuer Dinge oder der Begleichung von Rechnungen gegenseitig über die Finanzen beraten.

Aufgaben des Finanzausschusses der Freimaurerloge

Der Finanzausschuss der Freimaurerloge ist dafür verantwortlich festzustellen, ob der Anfangsbestand der Loge, die Einnahmen abzüglich der Ausgaben und anderer Zahlen mit den Zahlen im Kassenbestand des Schatzmeisters übereinstimmen.

Lodge-Prüfungen können manuell durchgeführt werden und erfordern weder spezielle Prüfungssoftware noch ein abgeschlossenes Buchhaltungsstudium. Der gesamte Prozess lässt sich jedoch mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks beschleunigen. Sie sollten sich lediglich etwas Zeit nehmen, um die Funktionsweise dieser Software zu erlernen.

Zeit für die Logenprüfung

Die Prüfung der Loge sollte zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen, der dem Geschäftsjahr der Freimaurerloge entspricht. In vielen Logen ist es jedoch üblich, dass der Schatzmeister alle Finanzunterlagen vor dem 30. November vorlegt. Diese Unterlagen umfassen sämtliche Finanzen der Loge.

Der Prüfungsausschuss prüft die Buchführung des Schatzmeisters. Daher kann der Schatzmeister Mitglied des Ausschusses sein, muss es aber nicht.

Finanzielle Belege

Die finanziellen Nachweise umfassen Folgendes:

1. Die Kontoauszüge der letzten 12 Monate ( ^31. Oktober bis ^30. September). Alle Scheckhefte müssen für alle Finanzinstrumente ordnungsgemäß abgelegt werden.
2. Alle finanziellen Interessen, die ordnungsgemäß vorgetragen werden sollten.
3. Die Ausgabenbelege des Vorjahres.
4. Die Zinsabrechnungen von Festgeldanlagen und Bankkonten.

Alle Scheckhefte müssen vorgelegt, abgeglichen und aktualisiert werden, bevor sie dem Prüfungsausschuss vorgelegt werden.

Alle Scheckbucheinträge sollten Folgendes enthalten:

• Namen des Zahlungsempfängers oder Namen der Partei, an die der Scheck ausgestellt wurde
• Die Höhe aller Ausgaben
• Zinsen wurden für verzinste Konten vorgetragen.
• Die Beschreibung aller bezahlten Posten, z. B. Druck der Satzung, Mitgliedsbeiträge der Großloge.
• Laufender Kontostand, der nach jeder Transaktion erfasst wird.

Der monatliche Kontostand ist der Kontostand, der im Scheckbuch nach Abgleich mit dem Kontoauszug für jeden Monat ausgewiesen wird. Der abgestimmte Kontostand ergibt sich, indem man den Saldo des Kontoauszugs mit dem Kontoauszug vergleicht und den Scheckbucheintrag entsprechend anpasst.

Finanzinstrumente

Es sollte eine Liste aller Finanzinstrumente erstellt werden. Für jedes Finanzinstrument der Freimaurerloge stellt der Schatzmeister Informationen für die letzten zwölf Monate, beginnend mit dem ^31. Oktober des Vorjahres bis zum ^30. September des laufenden Jahres, bereit. Diese Informationen umfassen:

• Anfangssaldo der abgestimmten Konten
• Die Einnahmen, die auf jedes Konto fließen
• Die von jedem Konto bezahlten Ausgaben
• Das Gleichgewicht

Der Schatzmeister wird dem Prüfungsausschuss Folgendes übermitteln:

1. Der Anfangsbestand und das Datum des Anfangsbestands für jedes Finanzinstrument. Dazu gehören Festgeldanlagen, Geldmarktkonten, Sparkonten und Bankkonten.
2. Aktuelle Kontoauszüge und Scheckhefte für jedes Konto.
3. Zinsabrechnungen
4. Sofern Bargeld vorhanden ist, sollte dieses von den Ausschussmitgliedern gezählt werden. Dies zeugt nicht von Misstrauen gegenüber dem Schatzmeister, sondern ist lediglich für eine korrekte Rechnungsprüfung notwendig.

Sobald alle oben genannten Informationen vorliegen, werden alle Schecks den entsprechenden Rechnungen zugeordnet. Beginnen Sie mit dem ersten Bankeintrag nach dem Bilanzstichtag. Prüfen Sie, ob für jeden ausgestellten Scheck ein Kontoauszug, eine Rechnung, eine Quittung und alle weiteren relevanten Dokumente vorhanden sind. Für Schecks ohne Quittung erstellen Sie eine Liste. Arbeiten Sie sich so durch das gesamte Geschäftsjahr und ordnen Sie alle Schecks den Rechnungen und Quittungen zu.

Sollten die Ausgaben Ihrer Freimaurerloge zu hoch sein, können Sie stichprobenartig Belege und Rechnungen auswählen und mit den Schecks abgleichen. Achten Sie darauf, einen ausreichenden Prozentsatz der Belege und Rechnungen auszuwählen. Vermerken Sie, dass Sie nur einige Belege und Rechnungen ausgewählt haben.

Sie sollten am Ende eine zusammenfassende Übersicht erstellen. Diese Übersicht fasst alle Finanzinstrumente zusammen und zeigt eine Zusammenfassung des Gesamtvermögens, des gesamten Bargelds in Festgeldanlagen und des gesamten Bargelds auf dem Bankkonto.

Stimmt Ihr Anfangssaldo zuzüglich Einnahmen abzüglich Ausgaben mit der Angabe des Schatzmeisters überein?

Wenn die Zahlen übereinstimmen, können Sie fortfahren und Ihre Ergebnisse der Freimaurerloge präsentieren.

Was ist zu tun, wenn die Zahlen des Prüfungsausschusses von den Zahlen des Schatzmeisters abweichen?

1. Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, sollten Sie die Zahlen noch einmal überprüfen, um festzustellen, ob Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.
2. Sie können auch erneut addieren, erneut subtrahieren und Ihre Taschenrechnerergebnisse überprüfen.
3. Sie sollten Ihren Anfangssaldo überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie den oder die richtigen Anfangssalden verwendet haben.
4. Sie sollten den monatlich vom Schatzmeister erstellten Bankabgleich prüfen, um sicherzustellen, dass alle ausgestellten Schecks eingelöst wurden. Es ist möglich, dass ein Scheck noch nicht eingelöst wurde oder eine Einzahlung getätigt, aber nicht in Ihrem Scheckbuch verbucht wurde.
5. Fragen Sie nach, ob ein Scheck über einen Betrag ausgestellt wurde, der vom Betrag auf dem Kontoauszug abweicht. Überprüfen Sie das Scheckheft und vergewissern Sie sich, dass die Beträge auf dem Kontoauszug und die Beschreibungen der Posten übereinstimmen.

Präsentation des Prüfberichts durch den Prüfungsausschuss der Loge

Der Prüfungsausschuss der Loge wird seine Ergebnisse der gesamten Loge präsentieren. In den meisten Logen findet dies während der ersten Sitzung im Dezember statt.

Der Bericht des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses sollte Folgendes enthalten:

• Eine Bestätigung darüber, ob die Ergebnisse des Prüfungsausschusses mit dem Endsaldo des Schatzmeisters übereinstimmen.
• Eine Liste von Schecks, für die es keine Quittung gab.
• Eine Liste aller Unstimmigkeiten
• Gedanken dazu, ob der Schatzmeister bzw. der Sekretär die Empfehlungen des Prüfungsausschusses und der Logenmitglieder aus der letztjährigen Prüfung befolgt hat.

Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn der Prüfungsausschuss der Loge nicht zufrieden ist

Wenn der Prüfungsausschuss der Loge mit seinen Ergebnissen nicht zufrieden ist und vom Schatzmeister unbefriedigende Antworten erhält, hat er die Befugnis bzw. das Mandat, eine akkreditierte, externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung der Finanzen der Loge zu beauftragen.

Bevor die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt wird, sollte der Prüfungsausschuss der Lodge Folgendes tun:

1. Die Freimaurerloge ist über ihre Entscheidung zu informieren, vor der Auswahl einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Angebote einzuholen.
2. Der Ausschuss muss mindestens drei Angebote erhalten.
3. Der Ausschuss sollte einen Zeitplan für den Abschluss der externen Prüfung festlegen.

Nach Abschluss der externen Prüfung unterrichtet der Prüfungsausschuss der Loge die Loge auf der nächsten ordentlichen Sitzung über die Ergebnisse, nachdem er die Ergebnisse der externen Prüfung erhalten hat.

Weitere Punkte, die der Prüfungsausschuss der Loge berücksichtigen sollte

Der Prüfungsausschuss der Loge sollte Folgendes berücksichtigen, um seine Aufgaben besser und stressfreier erfüllen zu können:

1. Einführung eines Belegsystems: Der Prüfungsausschuss sollte mit der Generalversammlung sprechen und sie davon überzeugen, ein Belegsystem einzuführen. Die Satzung könnte festlegen, dass alle Ausgaben per Scheck und nicht bar zu begleichen sind. Somit könnten alle Ausgaben der Loge per Kreditkarte, Scheck oder anderen leicht nachvollziehbaren Papierformularen abgewickelt werden. Ein Belegsystem erleichtert die Nachverfolgung erheblich. Es kann schwierig sein, sich an Belege zu erinnern und diese über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Barausgaben ohne Beleg sollten zusammen mit dem jeweiligen Barbetrag und dem zugehörigen Prüfbericht dokumentiert werden.
2. Nutzung von PayPal zur Zahlung von Logenbeiträgen: Wenn Ihre Loge über eine Website verfügt, können Sie dort PayPal als Zahlungsmethode anbieten. Fragen Sie bei Ihrer Großloge nach, ob sie die Nutzung von Logen-Websites durch einzelne Logen genehmigt. Falls Ihre Loge noch keine Website hat, sollten der Logenmeister und andere Logenfunktionäre die Einrichtung einer solchen in Erwägung ziehen.

Die Zahlung per PayPal spart Zeit, da der/die Sekretär/in nicht mehr so ​​viel Zeit mit dem Einholen von Schecks, dem Ausfüllen von Einzahlungsbelegen und dem Einreichen der Schecks bei der Bank verbringen muss. Ein einfacher PayPal-Button auf Ihrer Website erledigt all dies. Mitglieder mit einem PayPal-Konto können ihre Jahresbeiträge von ihrem PayPal-Konto auf das PayPal-Konto der Loge überweisen. Alle Transaktionen sind sicher und werden von PayPal abgewickelt.

Über das PayPal-Konto kann der Logensekretär Namen, Geldbeträge und Datum einsehen. Der Kontostand ist jederzeit abrufbar, Berichte können auf das Bankkonto der Loge überwiesen und ausgedruckt werden.

3. Die Verwendung von Logenverwaltungssoftware: Logenverwaltungssoftware erleichtert Ihnen die Verwaltung so weit wie möglich. Diese Software kann Mitgliedsbeiträge, Finanzen, Mitgliederzahlen, E-Mail-Adressen, Logenprotokolle, Logenveranstaltungen, Besucherinformationen und weitere Informationen verwalten. Diese Informationen sind insbesondere für große Freimaurerlogen mit vielen Mitgliedern schwer zu handhaben.

Sie können gängige Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, aber AssistantSecretary ist eine hervorragende Software speziell für Freimaurerlogen. Mit AssistantSecretary lassen sich Besucher, Mitglieder, Finanzen, Inventar, Logenprotokolle und vieles mehr verwalten. Außerdem erstellt die Software bei Bedarf Berichte. Sie wurde von Freimaurern für Freimaurer entwickelt.

Diese Software kann von jedem unabhängig von seinem Bildungshintergrund und seinen Computerkenntnissen genutzt werden.